L annee du secretariat general: les echeances de publication des actes

La publicité des actes sous forme électronique s’impose depuis le 1er juillet 2022, en application de l’ordonnance 2021-1310 et du décret 2021-1311. Pour un secrétariat général, l’enjeu est d’anticiper les pics, préparer l’occultation et prouver le caractère exécutoire, séance après séance.

Voici un calendrier opérationnel, aligné sur les rendez-vous du conseil, les dates budgétaires et les rapports annuels. Il identifie les documents contenant des données de personnes physiques et rappelle, pour chaque période, délais de publication, transmission au contrôle de légalité et bonnes pratiques d’occultation destructive, avec test d’extraction de texte et enregistrement dans un registre horodaté avec empreinte numérique.

Le socle permanent, quelle que soit la période

La liste des délibérations dans la semaine qui suit la séance

L’article L. 2121-25 du code général des collectivités territoriales prévoit l’affichage et la mise en ligne, dans la semaine qui suit la séance, de la liste des délibérations examinées. Depuis 2022, cette liste rejoint le tableau des actes publié en ligne, dans le respect des règles de diffusion. Préparez la liste dès la convocation, pour tenir le délai et occulter les mentions non communicables au titre de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

Formalisez des points de contrôle et outillez l’équipe. La publication doit être traçable, horodatée, et rattachée à un registre des actes. Voir la méthode dans la liste de contrôle avant mise en ligne. Consultez le code général des collectivités territoriales sur Legifrance.

Le procès-verbal arrêté au début de la séance suivante

Le procès-verbal reprend les décisions et peut citer des personnes physiques entendues par le conseil. Avant publication électronique, ciblez adresses personnelles, situations de santé, coordonnées bancaires, mentions RH. Appliquez une occultation destructive, testez l’extraction de texte, puis archivez la preuve dans le registre horodaté pour documenter le caractère exécutoire.

Les arrêtés au fil de l’eau, voirie, urbanisme, personnel

Les arrêtés forment un flux continu. Les arrêtés d’urbanisme exposent souvent des références cadastrales de particuliers et des adresses. Les arrêtés de voirie peuvent citer des propriétaires riverains, des immatriculations, des contacts téléphoniques. Les décisions RH comportent des identifiants d’agents. Appliquez l’article L311-6 du CRPA, et gardez une politique de diffusion limitant l’indexation par les moteurs de recherche, conformément à les recommandations de la CNIL sur l’indexation.

Hiver: préparation budgétaire et rapports préalables

Le débat d’orientation budgétaire dans les deux mois précédant le vote

Dans les communes de 3 500 habitants et plus, et dans les EPCI concernés, le débat d’orientation budgétaire intervient dans les deux mois qui précèdent l’examen du budget. Les supports agrègent chiffres, scénarios et annexes sur les emplois, les subventions envisagées et les conventions à venir. Bibliographiez les sources et préparez une version publique dès la rédaction, selon les critères d’occultation habituels.

Les rapports présentés en amont du budget

Au premier trimestre, plusieurs documents nourrissent la décision politique. Selon les cas, des pièces appellent une vigilance particulière sur les données de personnes physiques :

• présentations RH avec évolutions d’effectifs et éléments nominaux dans les annexes de travail,
• listes d’intentions de subventions, parfois avec des personnes physiques lorsque le périmètre inclut l’action sociale,
• projets de conventions et d’avenants comportant des coordonnées personnelles de signataires,
• éléments préparatoires d’urbanisme avec références cadastrales de particuliers.

Conservez un original intégral en accès restreint, puis élaborez une version publique occultée, avec preuve d’extraction vierge et empreinte numérique.

Ce qui se prépare dès janvier pour ne pas subir avril

En janvier, cadrez formats et gabarits d’actes budgétaires, anticipez la génération de la liste des délibérations et du tableau des actes, et planifiez la transmission au contrôle de légalité. Paramétrez les règles d’occultation par type d’acte (urbanisme, aide sociale, personnel). Documentez les chemins de preuve : horodatage de mise en ligne, accusé de réception préfectoral, lien vers le recueil des actes administratifs. Voir publicité électronique des actes obligatoire.

Printemps: le pic du budget primitif

Le vote avant le 15 avril, ou avant le 30 avril l’année de renouvellement

L’article L. 1612-2 du CGCT fixe le calendrier : le budget primitif est adopté avant le 15 avril, ou avant le 30 avril les années de renouvellement. Cela concentre, sur quelques jours, le bouclage des délibérations budgétaires, la mise en forme des annexes, la publication électronique et la transmission au contrôle de légalité. Anticipez la répartition des tâches : versions publiques occultées, test d’extraction, horodatage, insertion dans le registre des actes.

Les annexes budgétaires, là où se cachent les données nominatives

Les délibérations connexes au budget concentrent les risques de diffusion d’informations personnelles : attribution de subventions, aides individuelles gérées par le CCAS, listes d’immeubles cédés ou acquis, conventions financières, décisions relatives au personnel. Passez en revue noms, adresses, IBAN, numéros de sécurité sociale le cas échéant, références cadastrales de particuliers. Écartez les mentions non communicables et appliquez une occultation destructive. Archivez la preuve d’extraction de texte réussie au dossier de la séance.

Publication, transmission et suivi des accusés de réception

La mise en ligne déclenche le caractère exécutoire combiné à la transmission au contrôle de légalité. Séparez la version publique publiée et l’original intégral en accès restreint, avec journal des consultations. Conservez les accusés de réception préfectoraux. Un registre horodaté avec empreinte numérique de chaque version publiée sécurise la chronologie, y compris en cas de retrait ou de rectification. Pour limiter les erreurs fréquentes de masquage, relire les erreurs d’occultation fréquentes.

Été: comptes, délégations et reprise du stock

Le compte administratif arrêté avant le 30 juin de l’année suivante

L’article L. 1612-12 du CGCT prévoit l’arrêt du compte administratif avant le 30 juin de l’année suivant l’exercice. Si la séance intervient en juin, préparez, comme pour le budget primitif, une chaîne publication plus contrôle, avec occultation des éventuelles pièces jointes nominatives. Des annexes peuvent comporter des listes individuelles selon les cas. Appliquez la même rigueur : test d’extraction, horodatage, preuve du caractère exécutoire.

Les décisions prises par délégation et le compte rendu au conseil

La période estivale voit des décisions prises par délégation du maire ou du président. Le compte rendu périodique au conseil doit être publié sans données non communicables. Urbanisme, occupation du domaine, marchés de proximité : les arrêtés associés contiennent adresses, références cadastrales et parfois coordonnées personnelles. Paramétrez vos règles d’occultation par familles d’actes pour limiter les corrections manuelles.

La période où reprendre les actes déjà publiés

Si un audit révèle des fichiers dont le texte reste extractible malgré un rectangle noir, intervenez hors tension budgétaire. L’été est la fenêtre pour reprendre le stock en ligne et documenter les rectifications. Établissez une liste des pages à corriger, priorisez selon la sensibilité des données et la visibilité sur les moteurs. Un suivi multi collectivités côté délégué à la protection des données mutualisé facilite la coordination et l’édition d’un rapport annuel exportable.

Automne: rapports annuels et préparation de l’exercice suivant

Le rapport sur le prix et la qualité du service d’eau et d’assainissement

L’article L. 2224-5 du CGCT impose la présentation, dans les neuf mois qui suivent la clôture de l’exercice, du rapport annuel sur le prix et la qualité du service public d’eau potable et d’assainissement. Le rapport est principalement agrégé, mais des annexes peuvent contenir des éléments de réclamations ou de contrôles comportant des informations personnelles. Préparez une version publique, test d’extraction à l’appui, et archivez l’original intégral en accès restreint, avec journal des accès.

Les tarifs, les subventions et les conventions de fin d’année

Beaucoup d’actes tarifaires et de conventions sont soumis à l’automne, parfois avec des avenants de fin d’exercice. Sur ces pièces, les données de signataires, d’ayant droit, d’occupants du domaine, ou d’intervenants sociaux appellent un filtrage au titre de l’article L311-6 du CRPA. Rappelez aux services contributeurs la règle de rédaction : séparer l’exposé des motifs nominatifs des dispositions publiées, pour limiter les occultations lourdes en aval.

La reliure du registre et le versement aux archives

La fin d’année est le moment de relire la concordance entre les versions publiques et intégrales des actes, avant reliure du registre des délibérations et versement aux archives. Conservez la preuve du caractère exécutoire : date de mise en ligne, accusé de réception préfectoral, lien vers la liste des délibérations et tableau des actes. Si vous tenez un recueil des actes administratifs, harmonisez le sommaire et vérifiez les retraits dûment horodatés.

Le tableau de bord annuel à tenir en une page

Les cinq échéances à inscrire dès janvier

Document	Délai ou date	Point de vigilance occultation
Liste des délibérations de chaque séance	Dans la semaine suivant la séance, art. L. 2121-25 CGCT	Noms de personnes physiques cités en séance, pièces jointes
Débat d’orientation budgétaire	Dans les deux mois avant le vote du budget	Annexes RH, subventions pressenties, coordonnées dans projets de conventions
Budget primitif	Avant le 15 avril, ou 30 avril l’année de renouvellement, art. L. 1612-2 CGCT	Délibérations connexes : aides individuelles, conventions, références cadastrales
Compte administratif	Arrêt avant le 30 juin de l’année suivante, art. L. 1612-12 CGCT	Annexes matérielles comportant des données individuelles selon les cas
RPQS eau et assainissement	Dans les neuf mois suivant la clôture, art. L. 2224-5 CGCT	Annexes de réclamations, données d’abonnés à agréger ou occulter

Les périodes où renforcer le contrôle avant publication

Deux périodes justifient un contrôle renforcé avant mise en ligne : au printemps, autour du budget primitif et des délibérations associées, en raison du volume et des délais ; à l’automne, lorsque s’additionnent RPQS, tarifs, conventions et avenants de fin d’exercice. Préparez des gabarits d’occultation par type d’acte et planifiez des relectures croisées. Pour cadrer vos pratiques, relire occulter une délibération, geste par geste.

En synthèse: planifier la charge, sécuriser la preuve

Un calendrier tenu dès janvier absorbe les pics sans publier dans l’urgence. Chaque séance appelle sa liste de délibérations en une semaine, chaque campagne budgétaire exige une chaîne publication plus contrôle avec occultation destructive et test d’extraction de texte, et chaque rapport annuel se prépare avec une version publique dès la rédaction. Le registre horodaté, l’empreinte numérique et les accusés préfectoraux constituent la preuve du caractère exécutoire.

Pour outiller ce suivi, un traitement des actes par familles avec détection automatique des mentions à occulter, registre horodaté et console multi collectivités simplifie la vie du secrétariat et du délégué à la protection des données mutualisé. Voir les formules de Caviard pour organiser publication, horodatage et supervision à l’échelle de votre périmètre.