Ce que coute l occultation a la main, poste par poste

Vous devez chiffrer, pour un élu ou pour un comité de pilotage, le coût réel de l’occultation manuelle des actes. L’objectif: établir une base de comparaison fondée sur vos temps constatés, sans extrapolation. La méthode ci-dessous s’applique à une commune, une intercommunalité ou un périmètre mutualisé.

Depuis le 1er juillet 2022, la publicité des actes sous forme électronique conditionne le caractère exécutoire des décisions locales, selon l’ordonnance 2021-1310 et le décret 2021-1311. Chiffrer le traitement actuel poste par poste permet de dimensionner les ressources nécessaires, y compris la reprise du stock et les demandes de communication instruites au titre de l’article L. 311-7 du code des relations entre le public et l’administration.

Poser la méthode avant de poser des chiffres

Mesurer sur dix actes réels plutôt que sur une estimation

Chronométrez dix actes réels, représentatifs de vos familles d’actes: urbanisme, aide sociale, personnel, marchés, débits de boissons, état civil. Par acte, partez du téléchargement du fichier source jusqu’à la mise en ligne, occultation comprise. Si vous préparez un recueil, incluez l’étape de sommaire et la mise à jour de la liste des délibérations et du tableau des actes. Évitez la moyenne théorique: flux et pièces varient selon la période et la taille de la séance.

Notez séparément les corrections d’occultation destructive et le test d’extraction de texte, même si vous le faites de manière artisanale. Distinguez l’acte qui appelle une relecture croisée d’un second agent de l’acte à faible enjeu diffusé après contrôle simple.

Utiliser votre propre coût horaire chargé

Retenez le coût horaire chargé tel qu’il ressort de vos états de paie: traitement indiciaire, primes, charges employeur, frais annexes selon la politique de la collectivité. Appliquez ce coût au temps mesuré par famille d’actes, sans oublier le temps d’encadrement ou de relecture, s’il est assuré par la direction du secrétariat général ou le service juridique.

Distinguer le temps de traitement du temps d’attente

Consignez deux lignes: le temps utile, clavier et souris, et le temps d’attente dû aux allers-retours internes, aux validations électives, ou à la récupération d’une pièce complémentaire. Le premier se multiplie par le coût horaire; le second renseigne votre capacité d’absorption, sans être immédiatement monétisé.

Précisez les interruptions: téléphone, accueil, réunions. Cette granularité explique ensuite le calendrier de publication et les éventuels retards au regard du caractère exécutoire.

Poste 1: le traitement courant, séance après séance

Préparation de la version publiable, acte par acte

Le flux type comprend l’identification des mentions non communicables au titre de l’article L. 311-6, l’occultation destructive et un test d’extraction de texte. Les familles lourdes, en particulier l’urbanisme et l’aide sociale, mobilisent un temps supérieur car elles comportent des adresses, références cadastrales, éléments de santé, voire des coordonnées bancaires.

Faites apparaître séparément ces familles lourdes et les familles rapides, par exemple décisions de délégation ou arrêtés de police.

Relecture croisée par un second agent

La relecture croisée est le premier facteur de prévention des corrections ultérieures. Identifiez si elle est systématique, proportionnelle au risque, ou abandonnée faute de temps. Dans votre mesure sur dix actes, notez le différentiel de temps et les erreurs évitées, même à titre qualitatif.

• Repérage initial des données personnelles et sensibles.
• Occultation destructive et vérification.
• Relecture croisée ou contrôle simple selon l’enjeu.

Mise en ligne, liste des délibérations et tableau des actes

Ajoutez le temps de dépôt sur le site de la collectivité, la mise à jour de la liste des délibérations et du tableau des actes, l’édition du sommaire du recueil, et l’archivage de la version intégrale. Si vous transmettez au contrôle de légalité, conservez l’accusé de réception préfectoral attaché à la séance.

Multipliez ensuite chaque temps moyen par le volume annuel d’actes de la famille correspondante. Vous obtenez votre charge courante en heures agent, à convertir ensuite en euros.

Poste 2: la correction après coup

Le signalement, la recherche du fichier et sa version d’origine

La séquence débute souvent par un signalement d’une personne concernée ou d’un service. Le temps le plus long, lorsqu’aucun registre horodaté avec empreinte numérique n’existe, est la recherche de ce qui a été mis en ligne et de sa date. Rassemblez la version d’origine, la version publiable et les journaux de publication, s’ils existent.

Indicez ce temps de recherche dans votre mesure: c’est lui qui creuse l’écart entre un simple correctif et une opération qui consomme une demi-journée.

Retrait, republication et demande de désindexation

Le retrait du fichier, la correction et la republication prennent moins de temps que l’investigation amont, mais ne sont pas neutres. Ajoutez la demande de désindexation auprès des moteurs de recherche, recommandée par la CNIL en cas de diffusion de données personnelles, et son suivi, qui s’étale sur plusieurs semaines.

Formalisez les étapes dans un court protocole interne, au bénéfice des agents d’astreinte et du secrétariat général.

La réponse écrite à la personne concernée

Chiffrez la rédaction d’une réponse motivée, l’ouverture et le suivi du ticket si vous utilisez un outil d’assistance, et l’archivage des échanges. Cette réponse calme souvent la situation et constitue une pièce utile pour la continuité du service et la traçabilité.

Poste 3: les demandes de communication de documents

L’instruction, l’occultation et le courrier de réponse

Sans outil, une demande de communication mobilise la recherche des pièces, la création d’une version occultée spécifique, le contrôle du périmètre de communication au regard des mentions non communicables, puis la rédaction du courrier. Ajoutez le suivi administratif des envois et la conservation des preuves de communication.

Référez-vous au texte: l’article L. 311-7 du code des relations entre le public et l’administration impose la communication après occultation ou disjonction des mentions non communicables. Chaque mention disjointe réclame une vérification manuelle.

Le délai d’un mois et ce que son dépassement déclenche

Le silence gardé pendant un mois vaut décision de refus. Au-delà, la demande n’a pas disparu, elle bascule dans un traitement contentieux ou précontentieux qui consomme davantage de temps de direction. Mesurez la part des dossiers qui franchissent ce cap pour la valoriser séparément.

Notez aussi les cas où une prorogation a été annoncée et respectée, et les conditions au cas par cas, car elles influent sur la charge réelle.

La saisine de la Commission d’accès aux documents administratifs

En cas de refus, explicite ou implicite, la saisine de la Commission d’accès aux documents administratifs ouvre une nouvelle séquence: reconstitution du dossier, argumentaire juridique, échanges internes avec la direction générale et, selon les cas, consultation du conseil juridique. Ce temps est à comptabiliser séparément pour éviter d’écraser sa contribution dans la moyenne.

Inscrivez enfin la mise en œuvre de l’avis de la Commission, qu’il confirme ou infirme votre position, car elle réengage un temps d’occultation et de correspondance.

Poste 4: la reprise du stock et les coûts cachés

Le rattrapage des années déjà publiées

À partir de la mesure sur dix actes, projetez un temps par famille d’actes pour reprendre les années antérieures. Intégrez un tri préalable, l’identification des cotes à conserver en intégral, et le traitement des fichiers anciens, souvent numérisés, dont l’extraction de texte est délicate.

Fixez un cadencement réaliste, séance par séance, pour que la reprise n’entrave pas la publicité courante.

L’acte republié et le décalage de sa date de publication

Republier un acte entraîne une nouvelle date de mise en ligne. Or la date de publication électronique conditionne le caractère exécutoire. Documentez chaque retrait et republication pour éviter les incertitudes en cas de contrôle de légalité. Ce point ne se chiffre pas qu’en heures, mais en sécurité juridique.

Ajoutez le temps de mise à jour des listes et des sommaires, afin que les registres reflètent l’état réel des publications.

Le coût de la preuve absente

Lorsque vous ne pouvez pas prouver ce qui était en ligne à une date donnée, une réclamation simple dérive en dossier long: recherches rétrospectives, échanges avec la préfecture, appréciation de l’exécution de la décision. Comptabilisez ce temps résiduel sous la rubrique preuve, pour rendre visible ce coût caché.

Un registre horodaté avec empreinte numérique de chaque version publiée, journal des accès, rectifications et retraits, évite ce poste imprévu et réduit le temps consacré à l’instruction des contestations.

La grille de calcul à remplir en une heure

Les six lignes à renseigner

Rassemblez vos relevés et complétez une grille unique. L’entrée se fait en heures agent, famille par famille. Les six lignes suivantes suffisent pour établir une projection annuelle cohérente, compréhensible et présentable.

Poste	Unité de mesure	Comment la renseigner
Volume annuel par famille d’actes	Nombre d’actes	Somme des actes traités sur l’année, par famille
Temps mesuré par acte	Heures par acte	Moyenne issue des dix actes chronométrés
Coût horaire chargé	Euros par heure	D’après vos états de paie et charges employeur
Corrections après coup	Heures par an	Temps de recherche, correction, republication, suivi
Demandes de communication	Heures par an	Instruction, occultation, courrier, suivi du délai
Reprise du stock	Heures sur l’année	Projection du rattrapage, tri et retraitements

La formule de total en heures est: somme des produits volume annuel par famille multiplié par temps mesuré, plus corrections, plus demandes de communication, plus reprise du stock. La conversion en euros intervient seulement à la fin, en multipliant par le coût horaire chargé.

Ce que la grille montre à un élu

Présentez d’abord le total en temps agent annuel, car c’est lui qui parle. La répartition par familles éclaire les arbitrages: faut-il cibler l’urbanisme, l’aide sociale, ou la reprise du stock. Ajoutez en annexe le rappel des obligations légales, utile aux membres de la commission, par exemple la publicité des actes sous forme électronique et ses effets et les erreurs d’occultation fréquentes.

Sur un périmètre mutualisé, votre Délégué à la protection des données mutualisé peut rapprocher cette grille des constats d’audit, comme dans l’audit des actes en ligne d’un périmètre mutualisé, pour piloter les reprises et prioriser les séances lourdes.

En synthèse: un chiffrage opposable, puis un choix outillé

En une heure de mesures sur dix actes, vous obtenez un chiffrage opposable, fondé sur vos flux, qui distingue traitement courant, corrections, demandes de communication et reprise du stock. Présenté en temps agent annuel, il facilite les arbitrages, séance après séance, sans dramatiser les enjeux.

Si vous retenez une solution outillée, privilégiez la preuve: occultation destructive vérifiée par test d’extraction, registre horodaté avec empreinte numérique, génération de la liste des délibérations et du tableau des actes, suivi du délai d’un mois pour les communications. Vous pouvez comparer ces exigences avec trois manières d’occulter un acte et leurs limites et, côté produit, voir la supervision multi collectivités dans Caviard.