Publicite des actes: ce que l ordonnance impose, et ce qu elle n impose pas

Depuis le 1er juillet 2022, la publicité des actes repose sur la mise en ligne. Ce guide rappelle l’essentiel, article par article, pour sécuriser les procédures sans surcharger les secrétariats.

Ce qui est exigé par l’ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 et le décret n° 2021-1311, et ce qui relève d’un choix. Points d’appui: article L. 2131-1 du code général des collectivités territoriales (caractère exécutoire), article L. 2121-25 du même code (liste des délibérations), article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration (mentions non communicables).

Ce que la réforme a changé au 1er juillet 2022

La publication sous forme électronique devient le principe

L’ordonnance n° 2021-1310 et le décret n° 2021-1311, applicables depuis le 1er juillet 2022, font de la publicité électronique le mode de droit commun. Les délibérations, arrêtés et décisions sont publiés en ligne, sur le site de la collectivité ou un site dédié, en remplacement de l’affichage ou de la publication papier, sauf cas particuliers prévus par les textes.

L’objectif est une information stable et vérifiable: l’acte doit être disponible et téléchargeable, accessible à tous. Le texte intégral de l’ordonnance peut être consulté sur le site officiel texte intégral sur Legifrance.

Ce qui reste transmis au représentant de l’État

La réforme ne modifie pas la transmission au contrôle de légalité des actes qui y sont soumis. Les flux de télétransmission au préfet, l’accusé de réception préfectoral et les circuits de suivi demeurent.

Vous continuez à envoyer, par la voie habituelle, les actes soumis à l’obligation de transmission. L’accusé de réception préfectoral prouve la réception, distincte de la preuve de mise en ligne.

Le lien entre mise en ligne et caractère exécutoire

L’article L. 2131-1 du code général des collectivités territoriales prévoit que les actes deviennent exécutoires de plein droit dès leur publicité et, lorsqu’ils sont soumis au contrôle de légalité, à compter de leur réception par le représentant de l’État, la publicité restant requise. Pour un acte non soumis, l’exécution commence après sa publication électronique. Pour un acte soumis, elle intervient lorsque la publication a eu lieu et que l’accusé de réception préfectoral atteste la réception.

Gérez les dates et conservez les preuves: publication électronique et réception préfectorale doivent être retrouvables, pièces en main.

Ce que le texte exige du fichier lui-même

Intégralité, format non modifiable, téléchargement possible

La mise en ligne porte sur l’acte dans son intégralité, dans un format non modifiable par le public et téléchargeable. Un PDF figé, le plus fréquent, assure une présentation stabilisée et un archivage facilité. Objectif: garantir l’information des administrés et la constance du contenu.

Ces exigences n’interdisent pas l’occultation des mentions non communicables au titre de l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La copie destinée au public doit être expurgée des données personnelles ou sensibles, en préservant l’intelligibilité de l’acte. Méthode d’occultation: supprimer le texte sous le masquage, et non le couvrir visuellement. À ce sujet, voir le pas-à-pas Occulter une délibération avant sa mise en ligne et les erreurs d’occultation qui laissent le texte lisible.

Conservation et intégrité dans la durée

Le décret requiert des conditions de conservation et d’intégrité: la page de publication ne doit pas être éphémère, et l’acte ne doit pas être altéré après sa mise en ligne. Les services s’appuient sur des numérotations internes, des registres horodatés, des empreintes numériques ou des journaux d’accès pour documenter la stabilité du contenu.

Consignez, pour chaque acte, la date de publication, l’URL et les éléments de preuve du fichier publié. Ce dispositif complète la tenue des registres et livres obligatoires en mairie. Pour structurer ce travail, la liste de contrôle avant mise en ligne aide à vérifier l’intégralité, l’occultation et la qualité du fichier avant publication.

Trois documents que l’on confond souvent

La liste des délibérations examinées en séance

L’article L. 2121-25 du code général des collectivités territoriales prévoit la publication, dans le délai d’une semaine, de la liste des délibérations examinées par le conseil municipal. Elle remplace l’ancien compte rendu, mentionne les intitulés des délibérations et, le cas échéant, le sens des décisions, sans constituer le procès-verbal ni l’acte exécutoire.

La liste est affichée et mise en ligne dans le même délai d’une semaine. Elle n’ouvre pas l’exécution des actes, qui dépend de la publication des délibérations elles-mêmes et de la réception préfectorale lorsque requise.

Le procès-verbal arrêté au début de la séance suivante

Le procès-verbal relate les débats et les votes. Il est arrêté au début de la séance suivante, puis signé. Finalité probatoire: retracer fidèlement la séance. La réforme n’a pas imposé sa publication systématique, mais il doit être communiqué aux personnes qui en font la demande, sous réserve des occultations nécessaires.

Beaucoup d’équipes continuent à produire un compte rendu distinct. Ce document n’est plus exigé: la liste des délibérations tient lieu d’information rapide du public.

L’acte publié et sa version conservée au registre

Chaque délibération et chaque arrêté sont publiés dans leur version destinée au public. Cette publication électronique déclenche, avec la réception préfectorale le cas échéant, le caractère exécutoire au sens de l’article L. 2131-1. Parallèlement, la version intégrale est conservée au registre, numérotée et classée. Le recueil des actes administratifs demeure applicable pour les personnes morales qui y sont assujetties, sans être confondu avec la page de publication.

Le tableau ci-dessous récapitule les différences de contenu, de délai et de base juridique.

Document	Contenu	Délai	Base juridique	Publication
Liste des délibérations	Titres des points examinés	Une semaine	Article L. 2121-25 CGCT	Affichage et mise en ligne
Procès-verbal	Déroulé de séance et votes	Arrêté au début de la séance suivante	CGCT, règles de fonctionnement de l’assemblée	Communication sur demande, publication non obligatoire
Acte publié	Texte exécutoire de la décision	Selon la procédure interne	Ordonnance n° 2021-1310 et décret n° 2021-1311	Publication électronique, téléchargement

Le choix laissé aux petites collectivités

Communes de moins de 3 500 habitants, syndicats de communes et syndicats mixtes

La réforme prévoit une faculté de déroger au principe de la publicité électronique pour certaines personnes morales. Les communes de moins de 3 500 habitants, ainsi que les syndicats de communes et les syndicats mixtes, peuvent choisir de conserver l’affichage ou la publication sur papier comme mode de publicité. Cette faculté s’exerce par délibération expresse de l’organe délibérant.

Ce choix concerne le mode de publicité et ne modifie ni le périmètre des actes à publier ni les règles de transmission au contrôle de légalité. Le flux préfectoral reste inchangé.

La délibération qui fixe le mode de publicité retenu

Le choix de l’affichage ou du papier, au lieu de la mise en ligne, doit être formalisé par une délibération explicite et retrouvable, précisant le mode retenu et la date d’effet.

Recensez les supports matériels: panneaux d’affichage, locaux d’accueil, registre d’affichage papier. L’enjeu est d’assurer une information du public conforme aux règles, avec des dates certaines et une traçabilité suffisante en cas de contestation.

Ce que le choix du papier ne dispense pas de faire

Opter pour l’affichage ou le papier n’exonère pas des autres obligations. Les mentions non communicables au titre de l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent être occultées avant diffusion au public, y compris sur un exemplaire papier. Les demandes de communication de documents administratifs reçoivent une réponse dans le délai d’un mois, avec une version expurgée si nécessaire.

De même, la transmission au contrôle de légalité des actes concernés demeure obligatoire, avec accusé de réception préfectoral. Enfin, la tenue des registres, la numérotation des actes et la conservation des pièces justificatives restent inchangées. Les recommandations de la CNIL sur la diffusion de données personnelles par les collectivités sont accessibles sur recommandations de la CNIL sur la diffusion.

Cinq croyances répandues, et ce que disent les textes

Publier l’intégralité n’oblige pas à diffuser le nom des particuliers

La notion d’intégralité vise l’acte, pas l’exposition de données personnelles. L’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration autorise et impose l’occultation des mentions non communicables, comme les adresses et situations personnelles, lorsqu’elles ne sont pas nécessaires à la compréhension de la décision. L’acte doit rester intelligible, mais il n’est pas requis d’y laisser un IBAN, une référence cadastrale d’un particulier ou une date de naissance.

Bonne pratique: produire une version publique occultée et une version intégrale conservée au registre. Cette approche prévient les indexations indésirables par les moteurs et facilite la communication sur demande. Pour évaluer vos méthodes, confrontez-les à la pratique avec le comparatif des erreurs d’occultation qui laissent le texte lisible.

La publication électronique ne supprime pas le registre relié

La mise en ligne assure la publicité, mais elle ne remplace pas la tenue des registres obligatoires de la collectivité. Les délibérations et arrêtés continuent d’être numérotés, signés et classés, avec un registre relié lorsque les textes le prévoient. Le recueil des actes administratifs, pour les personnes morales qui y sont assujetties, demeure une obligation distincte de la page web de publication.

Publier en ligne ne dispense pas de parapher, foliotter et conserver selon les circuits d’archivage en vigueur. La publication informe le public et fonde l’exécution; la conservation sécurise la mémoire administrative.

Retirer un acte du site ne le fait pas disparaître du droit

La suppression d’une page ne retire pas rétroactivement le caractère exécutoire. Elle prive surtout la collectivité de la preuve aisée de la publication et crée une rupture d’accès pour le public. En cas d’erreur matérielle, privilégiez la rectification et la republication datée. En cas d’illégalité, l’abrogation ou le retrait suivent les voies de droit, avec une nouvelle publication de la mesure prise.

Pour limiter les confusions récurrentes, gardez ces deux repères pratiques:

• La transmission au contrôle de légalité n’emporte pas, à elle seule, publicité. L’accusé préfectoral ne vaut pas preuve de mise en ligne.
• La liste des délibérations d’une semaine ne remplace pas l’acte publié. Elle informe, mais ne rend pas l’acte exécutoire.

En résumé: des obligations simples, des preuves à conserver

Au 1er juillet 2022, la publicité des actes se fait par mise en ligne, la transmission au contrôle de légalité restant distincte. Les fichiers publiés doivent être complets, non modifiables et téléchargeables, avec les mentions non communicables occultées de manière irréversible. La liste des délibérations, le procès-verbal et l’acte publié n’ont ni le même contenu ni le même calendrier.

Au quotidien: publier correctement et pouvoir le prouver. Pour structurer ces preuves, l’horodatage, l’empreinte du fichier et le suivi des accès sont des appuis concrets. Les équipes qui souhaitent industrialiser cette traçabilité peuvent s’appuyer sur l’occultation destructive et le registre horodaté dans Caviard, afin de réunir, pour chaque séance, la publication, la preuve du caractère exécutoire et la vision d’ensemble utile au délégué à la protection des données mutualisé.