Occulter une deliberation avant sa mise en ligne, geste par geste

Vous avez clos la séance et arrêté le procès-verbal: reste à produire une version publiable de chaque acte. Entre un masquage décoratif et une suppression réelle, tout se joue en six gestes. Objectif: appliquer la publicité électronique issue du décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021 et protéger les personnes physiques au titre de l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

Ce guide pas à pas s’applique aux délibérations, arrêtés et pièces associées, quelle que soit la taille de la commune, y compris en mutualisation avec un délégué à la protection des données. À l’issue: un test d’extraction archivé, une publication en ligne datée avec certitude et la conservation de l’intégral en accès restreint.

Partir du bon fichier, pas de la version déjà imprimée

Le document bureautique, les annexes et les pièces jointes

Travaillez depuis le fichier bureautique source, pas depuis un PDF d’impression. Traitez ensemble le corps de la délibération et toutes les annexes: ces pièces contiennent souvent noms, adresses, parcelles, coordonnées à occulter. Ouvrez chaque annexe, décidez celles à publier, à retirer ou à n’occuper que partiellement.

Pour un tableur, contrôlez feuilles masquées, commentaires et cellules fusionnées: une donnée sensible peut réapparaître à l’export PDF. Pour un document texte, vérifiez aussi en-tête, pied de page et signets, parfois indexés par les moteurs.

Ce que change une pièce signée puis numérisée

Un acte signé puis scanné ne contient pas de couche texte sans OCR. Sans OCR, rien n’est sélectionnable; avec OCR, la couche texte réapparaît et doit être traitée. Ne vous fiez pas au visuel: une donnée peut rester lisible par la machine malgré un flou à l’œil nu.

Si vous publiez une version scannée, supprimez les zones d’image contenant des données personnelles plutôt qu’un aplat noir. Après export, vérifiez l’absence d’une ancienne couche OCR conservée en arrière-plan.

Nommer les fichiers sans y remettre le nom des personnes

Nom du fichier, auteur et propriétés voyagent avec la version publique. Évitez tout patronyme dans le nom du fichier, neutralisez auteur et titre dans les métadonnées. Adoptez un schéma constant: AAAA-MM-JJ_deliberation_numero_objet.pdf. Contrôlez les propriétés PDF internes, souvent préremplies avec le nom d’un agent ou d’un pétitionnaire.

Avant l’occultation, dupliquez le fichier de travail et conservez l’original dans le dossier de séance. Cette preuve de chaîne de production facilitera le contrôle de légalité ou la communication.

Repérer les mentions qui ne sont pas communicables

Vie privée, secret médical, appréciation sur une personne nommément désignée

L’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration écarte les mentions portant atteinte à la vie privée, couvertes par le secret médical, ou contenant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne nommément désignée, ainsi que les comportements d’une personne lorsque la divulgation peut lui nuire. Ces catégories se rencontrent notamment dans les rapports d’évaluation, relevés d’absence, décisions d’aide sociale, situations familiales ou de santé.

Adresse, référence cadastrale et identité du pétitionnaire en urbanisme

En urbanisme, occultez noms, adresses et références cadastrales de particuliers dans arrêtés, certificats et avis. Un plan de situation reste public si les parcelles ne sont pas reliées à une identité. En marchés publics, couvrez coordonnées bancaires, SIRET d’auto-entrepreneurs assimilés à des personnes physiques et signatures manuscrites numérisées.

Ce qui reste public: les élus, le sens des votes et les personnes morales

Demeurent publics: l’identité des élus, leur présence ou représentation et le sens de leur vote au procès-verbal; les délibérations sans données personnelles; l’identification des personnes morales attributaires; les éléments techniques non rattachés à une personne physique. Un agent peut être nommé dans l’exercice de ses fonctions si nécessaire à l’intelligibilité de l’acte.

Famille d’actes	Mentions à occulter	Ce qui reste communicable
Urbanisme	Nom, adresse, références cadastrales de particuliers	Règles d’urbanisme, plans sans identification personnelle
Aide sociale	Situation familiale, revenus détaillés, éléments de santé	Montants globaux anonymisés, critères d’attribution
Personnel	Évaluation, sanctions, coordonnées privées, IBAN	Créations de postes, organigrammes sans données sensibles
Marchés	Coordonnées bancaires, signatures, identifiants de personnes physiques	Désignation de la personne morale attributaire, montants, lots
Débits de boissons	Adresse personnelle du demandeur, date de naissance	Décision, périmètre, numéro de licence
État civil	Données nominatives hors mentions légales publiables	Mentions prévues par les textes pour affichage légal

Pour la base légale, voir Legifrance, code des relations entre le public et l’administration. Pour la diffusion en ligne et l’indexation par les moteurs, appuyez-vous sur les recommandations de la CNIL pour les collectivités.

Occulter pour de vrai: supprimer le texte au lieu de le couvrir

Pourquoi un rectangle posé sur un fichier laisse le texte en dessous

Un aplat noir sur un PDF ne détruit pas le texte: la chaîne reste dans la couche texte, sélectionnable, copiable, indexable; moteurs de recherche ou lecteurs d’écran peuvent la lire. Erreur fréquente documentée dans Sept erreurs d’occultation qui laissent le texte lisible en ligne.

L’occultation destructive et la reconstitution de la page

Le bon geste: supprimer la chaîne de caractères et, pour une image scannée, la zone d’image, puis reconstituer la page. En pratique: supprimez le segment, remplacez par un cartouche neutre si besoin, aplatissez les calques, réexportez le PDF. Dans un traitement de texte, remplacez les occurrences par des cartouches vides et réimprimez en PDF, sans annotations ni commentaires.

Contrôlez aussi les métadonnées du PDF, les pièces jointes internes, les signets et le XMP: sources classiques de fuites. Des avant-projets ou des vignettes d’export peuvent rester embarqués.

Le cas des tableaux, des listes d’attributaires et des plans

Dans un tableau financier, une cellule masquée peut contenir une donnée personnelle: supprimez-la à la source, pas seulement l’affichage. Pour une liste d’attributaires, retirez les colonnes identifiant des personnes physiques et conservez celles décrivant la personne morale. Sur un plan de bornage, floutez ou recadrez pour exclure toute légende corrélée à un nom ou une adresse.

Vérifiez les exports alternatifs (HTML de visualisation, miniatures, sommaires automatiques): ils doivent reprendre la version purgée, pas le fichier de travail.

Prouver le résultat par un test d’extraction

Sélectionner, copier, coller: le contrôle que tout agent peut faire seul

Avant mise en ligne, effectuez un contrôle manuel simple, probant et sans outil avancé.

• Ouvrez le fichier destiné au public.
• Faites Sélectionner tout, Copiez, puis Collez dans un document vierge.
• Lisez le texte collé et vérifiez l’absence des zones censées être occultées.
• Recherchez deux ou trois patronymes du dossier et des suites chiffrées typiques comme un IBAN.
• Répétez l’opération sur le PDF exporté depuis un autre poste si possible.

Si le collage fait remonter une donnée couverte par l’article L. 311-6, retournez au fichier source, supprimez la donnée, réexportez et refaites le test. Ce cycle doit être systématique, y compris pour les annexes.

Conserver le résultat du test comme pièce du dossier de séance

Conservez le fichier de test daté, associé à la délibération dans le dossier de séance, avec mention de l’agent ayant effectué le contrôle et de l’outil utilisé. Joignez, si possible, une capture du résultat de la recherche plein texte. Cette pièce prouvera le traitement en cas de contestation ou d’audit du délégué à la protection des données mutualisé.

Cette traçabilité complète la réforme issue du décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021, qui a organisé la publicité des actes sous forme électronique. Pour un cadrage général, voir Publicité des actes sous forme électronique: ce qui est obligatoire.

Publier, horodater et conserver l’intégral

La date de mise en ligne et le caractère exécutoire

La mise en ligne déclenche les effets de la publicité et participe au caractère exécutoire, aux côtés des autres formalités. Elle doit être datée de manière certaine. Conservez la preuve de la date et de l’heure de première mise en ligne et, le cas échéant, la transmission au contrôle de légalité avec l’accusé de réception préfectoral. En cas de retrait ou rectification, journalisez l’opération et gardez l’empreinte numérique des différentes versions.

Dans le recueil des actes administratifs, assurez la concordance entre l’acte publié et son sommaire. Toute modification ultérieure doit être repérée avec une nouvelle empreinte et une mention de rectification. Évitez les remplacements silencieux.

La version intégrale en accès restreint et le journal des consultations

La version intégrale, non occultée, reste nécessaire pour répondre à l’intéressé et au contrôle de légalité. Rangez-la dans un espace restreint, avec droits d’accès limités et journal des consultations. Vous pourrez répondre dans le délai d’un mois prévu par le CRPA, en délivrant une version expurgée au public et, lorsque la loi le permet, l’intégral à la personne concernée.

Le registre horodaté des publications, rectifications et retraits, accompagné des empreintes numériques, constitue la preuve maîtresse: il date précisément la publication et documente la chaîne de traitement en cas de contestation.

Les cinq minutes qui suivent la publication

Vérifier la version réellement servie au public

Une fois l’acte en ligne, placez-vous côté public: ouvrez un navigateur hors intranet, videz le cache, récupérez le fichier depuis la page publique. Vérifiez que le document servi correspond à la version occultée, sans fuite via doublon, miniature ou flux d’aperçu. Rejouez le test sélectionner-copier-coller sur le fichier téléchargé.

Si votre site a un moteur interne, vérifiez l’indexation: les extraits des résultats ne doivent pas afficher une donnée supprimée. Lorsque la politique de référencement le justifie, ajustez les directives aux robots pour éviter une indexation large de mentions sensibles, conformément aux recommandations usuelles de la CNIL.

Mettre à jour la liste des délibérations et le tableau des actes

Mettez à jour immédiatement la liste des délibérations et le tableau des actes. Chaque ligne doit renvoyer exactement au fichier en ligne, sans lien mort ni doublon. Contrôlez numérotation, date, objet et URL. Si votre collectivité produit un sommaire de recueil, assurez la concordance entre intitulés et liens.

Pour industrialiser ce moment, préparez une courte check-list, inspirée de la liste de contrôle avant mise en ligne des actes d’une séance: téléchargement externe, test d’extraction, vérification des liens, mise à jour du tableau, archivage de la preuve d’horodatage.

En synthèse: une méthode répétable, une preuve conservée

La bonne version, l’identification des mentions non communicables au titre de l’article L. 311-6, l’occultation destructive, le test d’extraction archivé, la publication horodatée et la conservation de l’intégral: la chaîne suit cet ordre. À chaque séance, elle sécurise la publicité électronique des actes et évite les fuites de données personnelles.

Si vous pilotez plusieurs communes, outillez le registre horodaté, l’empreinte numérique et les contrôles post-publication pour garder une constance. Pour centraliser ces gestes et disposer d’une vue multi-collectivités, voyez la publication horodatée dans Caviard, qui réunit l’occultation destructive, le test d’extraction archivé et le tableau des actes à jour.