Avant de mettre en ligne les actes d une seance: la liste de controle

Depuis l’entrée en vigueur de l’ordonnance 2021-1310 et du décret 2021-1311, la publicité des actes est électronique. Le caractère exécutoire résulte de la publication et, le cas échéant, de la transmission au représentant de l’État (article L. 2131-1 du code général des collectivités territoriales). La communication au public demeure régie par l’article L. 2121-26 du même code.

Liste de contrôle dans l’ordre réel, du périmètre à la clôture: passage bref après chaque séance pour éviter l’annexe oubliée, l’occultation incomplète et la date introuvable. On coche, on archive la preuve, puis on publie.

Ce qui se verifie avant meme d ouvrir les fichiers

Les actes de la seance sont tous identifies et numerotes

Établissez la liste exhaustive des actes de la séance: délibérations, décisions, arrêtés, annexes et, s’il y a lieu, sommaire du recueil des actes administratifs. Le numéro et l’intitulé doivent correspondre à ceux du registre relié et de la liste des délibérations.

• Numérotation continue, sans doublon, sans saut.
• Intitulé court et identique sur tous les supports.
• Présence et liste des annexes annoncées dans l’acte.
• Indication du service producteur et de la date de la séance.

Préparez la mise à jour de la liste des délibérations et du tableau des actes pour éviter toute divergence avec le registre relié lors du dépôt de fin de mois.

Les actes soumis a transmission sont reperes

Distinguez d’emblée les actes à transmettre au représentant de l’État de ceux qui ne le sont pas. Pour les premiers, le caractère exécutoire résulte de la combinaison publication + transmission (article L. 2131-1 du CGCT). Marquez-les, notez le canal retenu et anticipez l’archivage de l’accusé de réception préfectoral.

Pour chaque acte transmis, listez la pièce envoyée, la date d’envoi et le contact. Prévoyez une case « accusé de réception attaché » dans le dossier de séance pour rattacher l’accusé sans recherche ultérieure.

Le mode de publicite retenu par la collectivite est connu

Vérifiez l’existence de la délibération ou de l’arrêté fixant la publicité électronique et l’adresse du site. Identifiez le mode de secours en cas de maintenance. Assurez-vous que la « page actes » comporte déjà les repères utiles, notamment la liste des délibérations et le tableau des actes, afin de retrouver la date de mise en ligne.

Notez, dans le dossier de séance, la mention à recopier au registre relié pour compléter la chaîne publication, transmission quand elle s’impose, et preuve. Périmètre sécurisé.

Le controle du contenu, acte par acte

Corps de l acte, considerants, visas et tableaux

Ouvrez l’acte source et vérifiez l’intitulé, la date de la séance, les visas, les considérants et le dispositif ligne à ligne, y compris références et montants. Assurez la lisibilité des tableaux (unités, totaux). Si un renvoi à une annexe existe, faites correspondre objet et pagination. Relisez la partie exécutoire en vous plaçant du point de vue du public.

Contrôlez la cohérence entre numéro et cartouche. Évitez les références internes déroutantes pour un lecteur externe. Relevez les éléments sensibles susceptibles de réapparaître dans les annexes pour préparer le contrôle d’occultation.

Annexes, plans, courriers et pieces jointes

Contrôlez chaque annexe. On y trouve souvent des adresses personnelles, des références cadastrales de particuliers, des dates de naissance, des numéros, des plaques d’immatriculation, des IBAN, des éléments relatifs à la santé ou des données d’agents. Les mentions non communicables au titre de l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent être occultées avant publication.

Vérifiez plans et scans de courrier: des annotations ou surlignages peuvent révéler des informations absentes du corps de l’acte. Assurez l’exhaustivité et la conformité des annexes. En cas d’hésitation, privilégiez la moindre exposition des données personnelles et conservez l’intégrale en accès restreint.

Nom de fichier, proprietes et commentaires

Normalisez le nom de fichier (ex.: AAAA-MM-JJ_Type_Numero_Intitule-court). Évitez tout nom de répertoire interne, sigle d’agent ou commentaire. Avant export, supprimez commentaires, marques de révision, auteurs cachés et historique.

• Champ auteur vidé ou institutionnalisé, par exemple « Mairie de … ».
• Aucune note de relecture active, aucun commentaire marginal.
• Pas de liens vers des espaces de travail internes.
• Export en PDF finalisé, sans calques superflus ni formulaires actifs.

Ce ménage évite de publier un fichier de travail ou un PDF modifiable sous un simple masque visuel.

Le controle de l occultation elle meme

Test d extraction sur la version destinee au public

Avant mise en ligne, testez l’extraction sur la version publique: ouvrez le PDF, sélectionnez tout, copiez-collez dans un éditeur texte. Si une donnée censée être cachée réapparaît, l’occultation n’est pas destructive: recommencez et re-testez. Ce geste doit durer moins d’une minute par fichier.

Vérifiez aussi l’absence de calques exploitables et de champs réactivables. Un masque noir qui n’efface pas le texte laisse ce texte indexable. Le test d’extraction est la preuve pratique la plus simple.

Recherche plein texte sur deux patronymes du dossier

Faites une recherche plein texte sur au moins deux patronymes ou termes saillants. Dans le PDF, utilisez la recherche intégrée et vérifiez que seul le contexte autorisé apparaît. Si un site de préproduction existe, testez aussi en ligne. Cette double vérification repère une occurrence résiduelle, y compris dans des méta-données.

Consignez la requête et le résultat. Vous démontrerez, le jour de la publication, le contrôle opéré et l’intention de limiter la diffusion des données identifiantes.

Conservation du resultat du test dans le dossier de seance

Conservez la preuve du test avec l’acte: capture du collage texte, export du journal d’extraction, capture de la recherche plein texte. Associez la preuve au fichier publié par son empreinte numérique et la date. Un contrôle n’est opposable que s’il est traçable.

Pièce	Test réalisé	Preuve à conserver
Délibération	Extraction du texte	Capture du collage texte et empreinte numérique
Annexe plan	Recherche patronymes et adresses	Capture de la recherche et note de validation
Arrêté	Contrôle des zones masquées	Capture avant et après occultation

Rangez ces éléments dans le dossier de séance, avec un intitulé commun, pour les retrouver rapidement lors d’un audit du délégué à la protection des données mutualisé.

Le controle de la publication et de ses dates

Date de mise en ligne enregistree et retrouvable

La date de mise en ligne doit être enregistrée ailleurs que dans la mémoire de l’agent et correspondre au fichier réellement servi. Ouvrez l’URL publique, téléchargez le fichier et vérifiez l’empreinte numérique. Cette date est déterminante au regard de l’article L. 2131-1 du CGCT.

Assurez-vous que la page récapitulative, la liste des délibérations et le tableau des actes permettent de retrouver cette date sans ambiguïté. En cas de retrait ou de rectification, conservez l’historique et les dates successives.

Accuse de reception du representant de l Etat rattache a l acte

Pour les actes soumis à transmission, rattachez l’accusé de réception préfectoral à l’acte publié. Conservez le courriel ou le récépissé du téléservice avec date et heure. Garantissez la cohérence entre version transmise et version publiée. Mentionnez le numéro d’accusé de réception dans le dossier de séance.

Si un renvoi depuis la page publique est prévu, vérifiez qu’il ne révèle aucune donnée non communicable. Le public n’a pas besoin d’accéder au récépissé: ce rattachement sert la traçabilité administrative et le contrôle de légalité.

Liste des deliberations et tableau des actes a jour

Mettez à jour la liste des délibérations et le tableau des actes. Chaque ligne doit renvoyer au bon fichier, avec numéro exact, intitulé, date de la séance et date de mise en ligne. Contrôlez l’intégrité des liens: une erreur peut exposer un document interne.

• Ouvrir chaque lien de la liste et du tableau.
• Comparer l’empreinte du fichier servi et celle de la version publiée.
• Vérifier la présence des annexes annoncées.
• Relire l’intitulé affiché côté public.

Si vous utilisez un recueil des actes administratifs, mettez à jour le sommaire et assurez la concordance avec la page publique. Un article dédié rappelle les obligations de publicité des actes sous forme électronique.

Le controle apres publication et le classement

Ouverture de la page publique depuis un poste non connecte

Ouvrez la page publique depuis un navigateur privé ou un poste non connecté au réseau interne pour vérifier l’affichage réel, l’accès sans authentification et l’absence de liens vers des espaces de travail. Contrôlez aussi la vitesse de chargement et la lecture sur mobile, souvent premier usage.

Relisez le contexte publié: date de mise en ligne, mention de transmission au représentant de l’État si présente. Si le site applique des consignes de non indexation pour limiter la diffusion de données personnelles, confirmez leur présence.

Version integrale conservee en acces restreint

Conservez la version intégrale non occultée en accès restreint, avec un journal des consultations. Vous répondrez dans le mois aux demandes prévues par l’article L. 2121-26 du CGCT, tout en respectant les mentions non communicables du CRPA. Rattachez au même dossier la délibération source, les annexes intégrales et, le cas échéant, la preuve de transmission.

Consignez les accès et retraits: ce suivi protège l’agent et documente la vie du document. En cas d’audit du délégué à la protection des données mutualisé, vous prouvez ce qui a été mis en ligne et retiré.

Registre relie, mention a recopier et versement aux archives

Inscrivez la mention au registre relié, avec la date de mise en ligne et, le cas échéant, la référence à l’accusé de réception préfectoral. Vérifiez la concordance de numérotation. Préparez le versement aux archives selon votre planning et vos bordereaux, en joignant preuve de publication et empreinte numérique de la version publique.

En fin de mois, confrontez liste des délibérations, tableau des actes et registre relié. La concordance des trois jeux d’informations garantit un repérage rapide à la demande d’un administré. Pour approfondir, voyez le pas à pas pour occulter une délibération et les erreurs d’occultation qui laissent le texte lisible.

Synthese, pour une publication tracee et retrouvable

La liste fait avancer dans l’ordre: périmètre, contenu, occultation, dates de publication, classement. Deux réflexes clés: preuve d’un test d’extraction et empreinte numérique de la version publiée, utiles pour audits et demandes du public. Elle rappelle d’attacher l’accusé préfectoral lorsque l’acte est transmis au sens de l’article L. 2131-1 du CGCT.

Pour industrialiser: caviardage destructif, horodatage et registre opposable peuvent être automatisés, y compris en supervision multi collectivités pour le délégué à la protection des données mutualisé. Voyez publier, caviarder et tracer vos actes avec Caviard, puis déroulez la présente liste après chaque séance.