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Combien d’actes publiés depuis juillet 2022 reste-t-il à reprendre
Un délégué à la protection des données mutualisé a besoin d’un ordre de grandeur avant d’ouvrir le chantier de reprise, pour le présenter à sa direction et pour le découper en vagues. Cet estimateur part de la taille de votre périmètre et du volume d’actes publiés depuis le 1er juillet 2022, puis applique la part de fichiers dont le texte reste extractible que vous retenez comme hypothèse.
Fichiers probablement à reprendre sur le périmètre
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Ordre de grandeur destiné au cadrage, la liste réelle sort de l’analyse des actes effectivement en ligne.
Fichiers à reprendre par collectivité
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La répartition est en réalité très inégale : quelques communes concentrent l’essentiel du stock exposé.
Charge de reprise par collectivité
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Journées de sept heures. Une commune de 3 200 habitants a repris dix-huit mois d’archives en trois semaines.
Actes publiés sur le périmètre depuis juillet 2022
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Volume total à analyser, dont seule une partie appelle un remplacement du fichier en ligne.
Comment le calcul est pose
- Le volume publié se calcule en multipliant le nombre de collectivités par le volume annuel d’actes, ramené au nombre de mois audités.
- La part de fichiers au texte encore extractible s’applique à ce volume, avec par défaut l’ordre de grandeur observé sur les fichiers passés au test.
- La charge de reprise valorise chaque fichier au temps que demande une réoccultation complète, test d’extraction et remplacement compris.
- Le résultat est un cadrage, pas un inventaire : seule l’analyse des documents réellement en ligne donne la liste nominative des fichiers.
- Les actes sans mention personnelle, majoritaires dans certaines familles, ne sont pas déduits, ce qui rend l’estimation volontairement prudente.
Questions frequentes
- D’où vient la part de 25 pour cent proposée par défaut ?
- Elle vient des fichiers déposés par des secrétariats généraux et des centres de gestion depuis janvier 2024 : sur 9 240 documents passés au test d’extraction, 2 317 laissaient encore lire le texte posé sous l’aplat noir. C’est une population de collectivités qui cherchaient déjà à vérifier leurs actes, la part réelle d’un périmètre jamais audité peut être différente.
- Faut-il vraiment reprendre tout le stock depuis 2022 ?
- Non, et personne ne le fait dans cet ordre. On reprend d’abord les actes qui exposent des données de santé et d’aide sociale, puis l’urbanisme nominatif, puis les actes de personnel. Beaucoup d’actes ne contiennent aucune mention personnelle et ne demandent aucun remplacement. L’analyse des documents en ligne sert précisément à trier avant de mobiliser des agents.
- Comment présenter ce chiffre à ma direction ?
- En le découpant. Le nombre total impressionne et décourage, la charge par collectivité se planifie. Une demi-journée par semaine et par commune sur quelques semaines couvre l’essentiel, en commençant par les familles sensibles. Ajoutez la trajectoire : une fois le stock repris, chaque nouvel acte passe au test avant publication et le stock ne se reconstitue pas.
Estimateur du stock à reprendre
Si vous préférez voir le test d’extraction tourner sur vos propres délibérations plutôt que sur un exemple, demandez une démonstration. Nous passons au test les actes déjà en ligne sur votre site et nous vous rendons la liste de ceux dont le texte reste extractible, classée par famille et par gravité.