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La liste de contrôle avant de mettre en ligne les actes d’une séance
La séance est levée, les délibérations sont signées, et il faut publier. C’est le moment où les erreurs se prennent : une annexe oubliée, une adresse dans un considérant, un fichier envoyé sans avoir été relu par un extracteur. Cette liste suit l’ordre de travail réel du secrétariat général, du fichier qui sort de la séance jusqu’à la fiche de preuve classée au dossier, en vingt-cinq points à cocher.
Vous repartez avec les vingt-cinq points à cocher entre la fin de la séance et la mise en ligne, dans l’ordre où le travail se fait.
1. La pièce, sa séance et sa famille d’acte
- Vérifiez que le fichier déposé est la version signée, et non le brouillon de préparation resté ouvert
- Rattachez l’acte à sa séance, à son numéro d’ordre et à sa date de délibération
- Choisissez la famille : urbanisme, aide sociale, personnel, marchés publics, débits de boissons, état civil
- Ouvrez les annexes une par une, le plan et l’état du personnel portent souvent plus de noms que l’acte
- Mettez la version intégrale de côté, elle reste la pièce de référence versée au registre des délibérations
2. Les mentions à relever avant d’occulter
- Relevez les noms de personnes physiques en distinguant l’élu dans son mandat de l’administré
- Cherchez les adresses postales complètes, y compris celles glissées dans un considérant
- Repérez dates de naissance, numéros de sécurité sociale, immatriculations et coordonnées bancaires
- Isolez les références cadastrales rattachées à la parcelle d’un particulier
- Signalez les éléments de santé et de situation sociale, qui commandent l’ordre de traitement
3. Le geste d’occultation et le test d’extraction
- Assurez-vous que l’occultation retire les caractères du fichier au lieu de poser un cache par-dessus
- Lancez le test d’extraction sur le fichier produit, jamais sur le fichier d’origine
- Lisez mot pour mot ce que l’extraction restitue et comptez les caractères restants
- Contrôlez les en-têtes, les pieds de page et les propriétés du document, régulièrement oubliés
- Faites relire le cas ambigu par une deuxième personne au lieu de trancher seul un vendredi soir
4. La mise en ligne, le registre et les pièces de séance
- Publiez la version occultée, jamais l’intégral, et vérifiez le lien depuis la liste des délibérations
- Enregistrez l’horodatage, l’empreinte numérique du fichier et le nom de l’agent qui a validé
- Notez le motif d’occultation retenu, acte par acte, pour pouvoir le rappeler dans six mois
- Mettez à jour la liste des délibérations et le tableau des actes à partir de ce qui est publié
- Complétez la fiche de preuve : mise en ligne, accusé préfectoral, mention pour le registre papier relié
5. Après la publication, la preuve et le stock
- Ouvrez le fichier en ligne depuis un navigateur déconnecté, comme le ferait un administré
- Vérifiez qu’aucune version antérieure ne reste accessible par son ancienne adresse
- Conservez le rapport d’extraction avec la version publiée, c’est votre pièce opposable
- Programmez la reprise du stock publié depuis juillet 2022, famille par famille
- Transmettez au délégué à la protection des données l’état des actes repris, sans attendre son audit
Recevoir la liste de contrôle des vingt-cinq points
Indiquez votre adresse professionnelle, nous envoyons la liste en un seul message, prête à imprimer et à poser à côté du clavier. Pas de séquence de relance, pas de transmission à un tiers, et un lien de désinscription actif dès le premier envoi.
Ce qui se passe après votre demande
- La liste arrive par courrier électronique dans les minutes qui suivent, en un fichier unique à imprimer
- Nous ne rappelons personne de nous-mêmes : pour voir le test d’extraction sur vos actes, vous demandez une démonstration
- Votre adresse ne sert qu’à cet envoi, elle n’est ni revendue ni transmise à une structure porteuse ou à un éditeur
Publier les actes de la collectivité sans y laisser un nom
Si vous préférez voir le test d’extraction tourner sur vos propres délibérations plutôt que sur un exemple, demandez une démonstration. Nous passons au test les actes déjà en ligne sur votre site et nous vous rendons la liste de ceux dont le texte reste extractible, classée par famille et par gravité.