Sept erreurs d occultation qui laissent le texte lisible en ligne

Depuis le 1er juillet 2022, la publicité des actes se fait sous forme électronique en application de l’ordonnance n° 2021-1310 et du décret n° 2021-1311. Dans la plupart des communes et intercommunalités, l’occultation reste manuelle, fichier par fichier, avec des pratiques héritées du papier. Le résultat donne souvent l’illusion d’un texte masqué, alors qu’il reste sélectionnable et indexé par les moteurs. Pour un délégué à la protection des données mutualisé, le diagnostic doit être rapide, reproductible, et priorisé.

Cet article décrit sept erreurs récurrentes, la manière de les repérer en quelques minutes, et le coût concret d’une correction après publication. Il s’appuie sur les exigences de l’article L. 311-7 du code des relations entre le public et l’administration, sur l’article 17 du règlement général sur la protection des données, et sur les recommandations de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Le rectangle posé par dessus le texte

Le texte reste sélectionnable, copiable et cherchable

C’est l’erreur la plus fréquente: un bloc noir ou une zone blanche posée au-dessus d’un texte PDF, sans suppression du contenu sous-jacent. Trois tests prennent moins d’une minute et suffisent pour l’établir. Ils doivent entrer dans votre routine de contrôle, notamment pour l’urbanisme, l’aide sociale et le personnel.

• Sélection du bloc noirci: si le curseur capte du texte en dessous, l’occultation n’est pas destructive.
• Copie dans un document vierge: collez le contenu pressenti, les noms et adresses réapparaissent instantanément.
• Recherche plein texte: tapez un patronyme connu du dossier, le résultat est retrouvé malgré le caviardage.

La faille traverse les relectures parce qu’elle est indétectable à l’écran, à l’impression et sur une capture. Elle ne saute aux yeux que par extraction de texte. Conformément à l’article L. 311-7 du CRPA, seules les mentions non communicables doivent être occultées, mais elles doivent l’être de manière effective: l’occultation destructive retire réellement le texte et rend le fichier non extractible sur les passages masqués.

Le même défaut avec un surlignage noir ou une forme collée

Un surlignage noir appliqué dans un traitement PDF, une forme collée en marge, ou un cache ajouté dans un logiciel de dessin produisent le même effet que le rectangle: le calque supérieur masque la vue, sans toucher le contenu. Un export en PDF/A ou une simple optimisation peut, en outre, réorganiser les couches et rendre le texte encore plus accessible. La parade est toujours la même: utiliser un outil qui supprime le texte masqué, puis vérifier par un test d’extraction de texte et conserver la preuve du test dans le dossier de séance.

Les fuites qui ne sont pas dans le corps de l’acte

Le nom du fichier et les propriétés du document

La donnée personnelle fuit souvent hors du corps principal. Un nom de fichier de type 2023-12-15-Permis-M.-Martin-12-rue-des-Lilas.pdf, un champ Auteur renseigné avec le nom d’un agent, ou des commentaires de relecture conservent des mentions non communicables. Avant mise en ligne, renommez de manière neutre, purgez les métadonnées, aplatissez les commentaires et vérifiez l’absence d’historique embarqué.

Les annexes, plans, tableaux et courriers joints

Les plans cadastraux, tableaux d’allocataires et courriers du pétitionnaire sont souvent publiés séparément, en dehors du flux de traitement de l’acte. Le risque le plus fréquent: une adresse ou une référence cadastrale clairement visible dans une annexe PDF dont le texte reste extractible. Traitez les annexes comme l’acte, avec les mêmes règles par famille, et testez l’extraction sur chaque pièce publiée.

La signature scannée et les mentions manuscrites en marge

Un scan de signature ou une annotation manuscrite, même floutée, peut laisser lire un nom ou un numéro sur certains écrans ou après recadrage. L’aplatissement des calques et le masquage irréversible sont nécessaires. Pensez aussi aux tampons horodatés qui reproduisent le nom de l’agent signataire ou du service, dont la publication n’appelle pas les mêmes réserves qu’une donnée d’un bénéficiaire privé.

Pour cadrer les gestes, vous pouvez vous appuyer sur un pas à pas comme Occulter une délibération, geste par geste et un comparatif des méthodes dans Trois manières d’occulter un acte.

Les erreurs de périmètre, dans les deux sens

Occulter le nom des élus et le sens des votes

Élus et agents agissant dans l’exercice de leurs fonctions ne relèvent pas du même traitement qu’un pétitionnaire, un attributaire d’aide ou un voisin mentionné dans un dossier d’urbanisme. Occulter systématiquement les noms des conseillers municipaux, des rapporteurs ou le sens des votes appauvrit la publicité des actes et contrevient à l’objectif de transparence de la vie publique. Un tel sur-caviardage multiplie les demandes de communication et génère des temps de réponse supplémentaires.

Laisser une adresse ou une référence cadastrale dans un considérant

À l’inverse, il est fréquent de laisser passer une adresse personnelle, une section et un numéro cadastraux dans les visas ou considérants, pensant que seul le dispositif doit être protégé. L’article L. 311-6 du CRPA énumère les mentions non communicables, notamment celles touchant à la vie privée, et l’article L. 311-7 impose l’occultation des seules mentions non communicables avant communication ou publication. Appliquez la règle sur l’ensemble du document, y compris les attendus, annexes et tableaux.

Occulter une raison sociale au lieu d’une personne physique

Autre biais fréquent: occulter le nom commercial d’un titulaire alors qu’il s’agit d’une personne morale, ce qui n’est pas une donnée à caractère personnel. À l’inverse, laisser une date de naissance d’un entrepreneur individuel ou un IBAN dans une liste de mandats compromet la conformité. Une grille de lecture par type d’acte, rappelant ce qui relève d’une personne physique, évite ces deux excès. Elle se combine utilement avec la liste des délibérations et le tableau des actes afin de conserver un niveau de détail utile sans révéler des identifiants personnels.

Sur le plan opérationnel, un acte rendu incompréhensible par sur-occultation affaiblit la publicité, entraîne des demandes de versions lisibles, et coûte plus de temps qu’un traitement initial précis. Un contrôle avant mise en ligne, séance par séance, est détaillé dans Avant de mettre en ligne les actes d’une séance.

Ce que coûte réellement une publication fautive

La réclamation de la personne concernée et sa demande d’effacement

Une personne dont les données sont exposées peut invoquer l’article 17 du RGPD, droit à l’effacement, et saisir la collectivité. Le secrétariat enregistre la demande, qualifie la pièce, puis engage le retrait. Lorsque plusieurs sites reprennent le flux, il faut coordonner la réponse, y compris avec l’hébergeur. Chaque étape mobilise du temps agent et prolonge la période d’exposition.

Retrait, republication et demande de désindexation

La séquence suit un ordre constant: retrait de la version fautive, production d’une version corrigée avec occultation destructive, republication, et demande de déréférencement auprès des moteurs. Il est prudent d’accompagner la nouvelle mise en ligne d’un intitulé identique et d’une preuve d’horodatage, de façon à préserver le caractère exécutoire attaché à la date de publication électronique prévue par l’ordonnance n° 2021-1310 et son décret d’application.

Le signalement à la CNIL et la suite qui lui est donnée

En cas de plainte, la Commission nationale de l’informatique et des libertés peut être saisie. Selon la gravité et la récurrence, elle peut adresser un rappel à l’ordre, une mise en demeure, une injonction de mise en conformité et, le cas échéant, une amende administrative à l’encontre d’une collectivité territoriale. Les éléments utiles: journal des publications, preuve de retrait, version corrigée, et échanges avec la personne concernée. Des repères sont disponibles sur le site de la CNIL.

Reprendre le stock déjà en ligne sans tout arrêter

Mesurer par échantillonnage plutôt que tout ouvrir

Sur un périmètre mutualisé de 20 à 300 collectivités, vous ne pouvez pas tout relire. Constituez un échantillon par année et par famille d’actes, puis mesurez la part de fichiers dont le texte reste extractible sur les mentions censées être masquées. Notez la présence d’annexes, la méthode d’occultation, et les règles appliquées. Ce diagnostic rapide donne un ordre de grandeur suffisant pour prioriser la reprise sans bloquer les publications courantes.

Pour organiser ce travail, un retour d’expérience par étapes est utile, tel que Audit des actes en ligne mutualisé. Conservez les éléments de preuve: date et heure de la version fautive, URL publique, test d’extraction, et date de retrait. Sans trace horodatée et empreinte numérique, la collectivité ne peut pas démontrer ce qui était en ligne ni pendant combien de temps.

Traiter par famille d’actes et non par ordre chronologique

La priorité se fixe par risque: d’abord l’urbanisme et l’aide sociale, où adresses, références cadastrales et éléments de vie privée sont les plus sensibles. Ensuite, le personnel, puis les marchés comportant parfois des documents bancaires. Regrouper les corrections par famille permet d’appliquer des règles homogènes et de gagner en efficacité. Mettez à jour la liste des délibérations, le tableau des actes, et le sommaire du recueil afin de préserver le caractère exécutoire attaché à la date de publication, sans réécrire l’historique.

Selon les cas, vous pourrez maintenir l’activité ordinaire en parallèle, à condition de programmer des séries courtes, documentées, et de tenir un registre horodaté des retraits et republications. La transmission au contrôle de légalité et l’accusé de réception préfectoral restent inchangés: la preuve d’exécution tiendra à la date de mise en ligne régulière et à la conservation de l’intégral en accès restreint avec journal des consultations.

En synthèse

Les erreurs d’occultation se repèrent vite: test d’extraction, vérification des annexes, purge des métadonnées, et contrôle de périmètre au regard des articles L. 311-6 et L. 311-7 du CRPA. Corriger après publication coûte du temps et affaiblit la publicité des actes. Une méthode d’échantillonnage par familles, des règles homogènes et une traçabilité horodatée réduisent le risque et sécurisent le caractère exécutoire.

Un outil qui applique une occultation destructive, affiche le test d’extraction, horodate chaque publication et offre une console multi collectivités facilite ce travail continu. Pour voir comment ces fonctions s’articulent avec le registre horodaté, la liste des délibérations et la supervision, consultez la console de supervision dans Caviard.