Audit des actes en ligne d un perimetre mutualise, semaine par semaine

Quand le périmètre compte plusieurs dizaines de communes et un ou deux syndicats, l’audit des actes publiés doit tenir en quelques semaines, sans freiner les séances. Depuis le 1er juillet 2022, l’ordonnance 2021-1310 et le décret 2021-1311 font de la publicité des actes sous forme électronique la condition du caractère exécutoire. Ce qui est en ligne, tel qu’il est indexé, compte.

Le délégué à la protection des données mutualisé, au sens de l’article 39 du règlement général sur la protection des données, informe, conseille et contrôle. Le déroulé ci-dessous rend la méthode reproductible, isole les corrections prioritaires et documente chaque retrait et republication, en lien avec l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration sur les mentions non communicables.

Première semaine: établir ce qui est réellement en ligne

Recenser les points de publication de chaque collectivité

Le recensement révèle souvent plusieurs portes d’entrée pour une même collectivité, parfois avec des versions divergentes d’un même acte: onglet « Délibérations », page « Actes administratifs », dépôts par services, et publications anciennes dans un recueil PDF distinct. Certaines communautés de communes publient sur le site de l’intercommunalité et renvoient, pour l’urbanisme, vers des pages de communes membres.

Pour chaque collectivité, dressez une carte des points de publication et notez le mode d’affichage: liste des délibérations, tableau des actes, recueil mensuel. Mentionnez l’URL, le type de classement et, s’il existe, un moteur de recherche interne. Vérifiez l’accessibilité des anciens recueils qui cohabitent avec la publication électronique afin d’identifier d’éventuels doublons.

• Page « Délibérations » ou « Conseil municipal » avec liste des délibérations.
• Page « Arrêtés municipaux » et tableau des actes par date.
• Rubrique « Urbanisme » avec décisions individuelles intégrées au flux principal.
• Ancien recueil des actes administratifs en PDF, encore indexé par les moteurs.

Constituer un échantillon par année et par famille d’actes

Ouvrir plusieurs milliers de fichiers n’est pas tenable. Constituez un échantillon par année et par famille d’actes: urbanisme, aide sociale, personnel, marchés, état civil quand il y a publication d’extraits autorisés, et divers. Retenez quatre à six pièces par an et par famille en intégrant les périodes de transition, notamment le second semestre 2022, où les pratiques d’occultation ont souvent évolué.

Objectif: mesurer la qualité de l’occultation et la cohérence de la publicité, pas d’examiner ligne à ligne chaque dossier. Documentez dans la note d’ouverture la méthode d’échantillonnage: pages d’origine, dates repérées, critères de choix. Cette base permettra de bâtir la semaine suivante une grille de qualification partagée avec les secrétaires généraux et les responsables de service.

Deuxième semaine: qualifier les fuites et les hiérarchiser

Fichiers dont le texte reste extractible sous le bandeau

Premier cas fréquent: un rectangle noir posé sur le PDF laisse le texte sélectionnable, copiable et indexé par les moteurs. Qualifiez un « défaut technique d’occultation ». Le test d’extraction s’effectue en sélectionnant la zone ou via un export en texte brut. Ce défaut n’a ni la même cause ni le même correctif qu’une absence totale d’occultation.

Actes publiés sans aucune occultation

Deuxième cas: des noms, adresses, références cadastrales de particuliers, IBAN, immatriculations ou éléments de santé apparaissent en clair. Le manquement porte sur les mentions non communicables au titre de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Il ne s’agit pas de tout retirer, mais d’occulter de manière destructive ce qui doit l’être, en laissant le reste accessible pour préserver la publicité de l’acte.

Retards de publication et actes absents du site

Troisième cas: des séances manquent ou des actes transmis au contrôle de légalité n’ont pas d’équivalent publiquement accessible. La publicité électronique conditionne le caractère exécutoire, de pair avec la transmission et l’accusé de réception préfectoral. Ce manquement de publicité mobilise surtout la chaîne de validation interne, plus que la technique d’occultation.

En classant l’échantillon par familles, l’urbanisme et l’aide sociale remontent le plus souvent en tête. Cette hiérarchisation rend le plan de reprise lisible et concentre l’effort là où la probabilité de mentions non communicables est la plus forte.

Troisième semaine: rendre compte au maire et au président

La note de constat, pièce par pièce, sans effet d’annonce

La note de constat adressée au maire ou au président énonce, sans mise en cause des agents, les pièces contrôlées et les défauts relevés: défaut technique d’occultation, absence d’occultation, manquement de publicité. Pour chaque fichier, la note indique le lien d’origine, la date de première mise en ligne ou, à défaut, la date la plus ancienne retrouvée, et la proposition de correction avec un délai tenable.

Ce que le délégué conseille et ce qui reste au responsable de traitement

Au titre de l’article 39 du RGPD, le délégué à la protection des données mutualisé informe, conseille et contrôle la conformité. Il recommande une occultation destructive assortie d’un test d’extraction de texte archivé, et un registre horodaté avec empreinte numérique de chaque version publiée. La décision de retrait, de correction et de republication, ainsi que l’arbitrage des délais, relèvent du responsable de traitement, c’est-à-dire de l’autorité exécutive et de son administration.

Pour ancrer la méthode, joignez en annexe une procédure type pour les prochaines séances. Référencez une ressource de fond sur les obligations avec la publicité des actes: ce que l’ordonnance impose, et une autre sur les gestes à éviter avec les erreurs d’occultation qui laissent le texte lisible. Ces renvois homogénéisent les pratiques.

À partir de la quatrième semaine: retirer, corriger, republier

L’ordre de traitement retenu et le rythme tenable pour les agents

Le plan de reprise privilégie d’abord les actes exposant des données sensibles ou financières, puis les actes les plus consultés, et enfin les séries anciennes encore indexées. Par lot hebdomadaire, les agents appliquent les règles d’occultation par famille d’actes et, au besoin, republient avec mise à jour de la liste des délibérations, du tableau des actes et du sommaire de recueil si vous en tenez un.

La trace datée du retrait et de la republication

Chaque fichier repris doit laisser une trace: date et heure du retrait, motif résumé, lien source initial, version de remplacement, empreinte numérique du nouveau fichier, et mise à jour des listes. Tenez un journal des accès et des retraits utile pour l’audit annuel. Lorsque la transmission au contrôle de légalité a eu lieu, archivez l’accusé de réception préfectoral en regard de la version publique corrigée pour matérialiser le couple transmission et publicité.

La demande de désindexation auprès des moteurs

Une correction n’efface pas immédiatement les résultats de recherche. Adressez pour les anciennes URL une demande de désindexation en vous appuyant sur les recommandations de la CNIL relatives à la diffusion de données par les collectivités. Le rappel des principes est accessible sur le site de la CNIL. Pour les textes applicables à la publicité électronique, le portail Légifrance permet de vérifier l’ordonnance 2021-1310 et le décret 2021-1311.

Le suivi de la désindexation fait partie du dossier de preuve: URL concernées, date d’envoi de la demande et, quand le moteur répond, date de prise en compte. Ceci complète la piste d’audit aux côtés du test d’extraction de texte et de l’empreinte numérique.

Ce qui reste après l’audit: la preuve annuelle

Le rapport par collectivité et pour l’ensemble du périmètre

L’audit aboutit à un rapport exportable par collectivité et à une consolidation pour l’ensemble du périmètre. Il distingue les défauts techniques d’occultation, les absences d’occultation et les manquements de publicité, puis récapitule, pièce par pièce, retraits, corrections, republications et demandes de désindexation. Il sert au dialogue de gestion avec les exécutifs et leurs services.

Le registre des activités de traitement mis à jour

Au titre de l’article 30 du RGPD, le registre des activités de traitement mentionne le traitement « Publication des actes » et ses mesures de protection: règles d’occultation par familles d’actes, test d’extraction, registre horodaté, empreinte numérique, journal des accès et des retraits. Chaque évolution issue du plan de reprise y est portée, pour garder la mémoire des décisions et des moyens employés.

Les points de contrôle repris à chaque séance

La routine d’audit devient un contrôle préalable à chaque séance: vérification des mentions non communicables, test d’extraction de texte sur un échantillon, et mise à jour de la liste des délibérations et du tableau des actes dès la mise en ligne. Pour outiller ce moment, renvoyez les agents à la liste de contrôle avant mise en ligne, adaptée au fonctionnement de votre collectivité.

La différence entre un audit qui produit une liste de défauts et un audit qui installe une routine vérifiable tient à la preuve. Sans registre horodaté et sans empreinte des versions, il est difficile de reconstituer ce qui a été publié et quand. Avec ces éléments, la conformité se démontre, année après année.

En synthèse: un déroulé qui laisse une preuve exploitable

Quatre semaines suffisent à établir les points de publication, qualifier les défauts, rendre compte sans dramatisation et lancer des reprises par lots. La méthode tient parce qu’elle documente chaque geste: test d’extraction de texte, retrait et remplacement horodatés, empreinte numérique, demandes de désindexation. Elle alimente le rapport annuel et le registre RGPD article 30.

Si vous souhaitez disposer d’un registre horodaté des versions publiées, d’un caviardage destructif avec preuve d’extraction et d’une supervision multi-collectivités, la console dédiée de Caviard pour la publicité et l’occultation des actes met ces éléments au même endroit, sans changer votre organisation de séances ni vos circuits de transmission au contrôle de légalité.