Conditions générales d’utilisation

Les présentes conditions régissent l’accès au logiciel Caviard et son utilisation par les collectivités territoriales, leurs groupements et les structures qui portent pour elles la fonction de délégué à la protection des données. Version en vigueur au 3 septembre 2026.

Article 1. Objet

Les présentes conditions définissent les modalités d’accès et d’utilisation du service Caviard, édité par MLJ, SASU au capital de 500,00 euros, SIREN 934 769 837, ainsi que les droits et obligations respectifs de l’éditeur et du souscripteur. Elles s’appliquent à toute utilisation du service, quelle que soit la formule souscrite.

Article 2. Définitions

Service: Le logiciel Caviard accessible en ligne, ses fonctions d’occultation, de publication, de registre et de supervision.
Souscripteur: La collectivité territoriale, l’établissement public de coopération intercommunale, le centre communal d’action sociale, le syndicat, le centre de gestion, l’agence technique ou toute autre personne morale de droit public qui souscrit au service.
Structure porteuse: Le souscripteur d’une licence de mutualisation qui ouvre l’accès au service pour un périmètre de collectivités adhérentes.
Agent: La personne physique titulaire d’un compte nominatif ouvert par le souscripteur.
Pièce: Tout document déposé dans le service : délibération, arrêté, décision, procès-verbal, ou document demandé en communication.
Version publique: Le fichier issu de l’occultation destructive, destiné à la publicité des actes sous forme électronique.

Article 3. Accès au service

Le service est accessible en ligne, sans installation, depuis un navigateur à jour. Il est ouvert au souscripteur après signature du devis ou émission du bon de commande, dans un délai de deux jours ouvrés.

Aucune souscription n’est possible directement depuis le site public. La demande passe par le formulaire de contact ou par courrier électronique, et donne lieu à un échange préalable.

Article 4. Comptes et identifiants

Le souscripteur ouvre les comptes de ses agents et leur attribue des droits par service. Les identifiants sont strictement personnels. Le souscripteur veille à leur confidentialité et procède sans délai à la fermeture des comptes des agents qui quittent leurs fonctions.

Chaque opération réalisée dans le service, validation d’occultation, publication, rectification, retrait, consultation d’un document intégral, est enregistrée avec l’identité de l’agent et son horodatage. Le souscripteur informe ses agents de cette traçabilité, qui répond à une exigence de preuve et de sécurité.

Article 5. Description des fonctionnalités

Selon la formule souscrite, le service comprend le dépôt des pièces, la détection des mentions à occulter selon des règles par famille d’actes, l’occultation destructive du texte visé, l’affichage et l’archivage du test d’extraction, le registre horodaté avec empreinte numérique des versions publiées, la génération de la liste des délibérations, du tableau des actes et du sommaire du recueil, la fiche de preuve du caractère exécutoire, le module de demandes de communication de documents administratifs et la console de supervision multi collectivités.

Le détail de ce que comprend chaque formule figure sur la page des formules. MLJ peut enrichir les fonctions du service sans diminuer le périmètre souscrit.

Article 6. Rôle respectif du souscripteur et de l’éditeur

Le service assiste l’agent, il ne se substitue pas à lui. La détection propose des mentions à occulter : la décision de les occulter, de les écarter ou d’en ajouter appartient au souscripteur, seul compétent pour apprécier le caractère communicable d’une mention au regard notamment de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

Le souscripteur demeure responsable de traitement au sens du règlement général sur la protection des données pour les documents qu’il dépose. MLJ intervient en qualité de sous-traitant et agit sur instruction documentée, dans les conditions du contrat de sous-traitance annexe au devis.

Le souscripteur reste seul responsable de la publication de ses actes, de sa date, de sa durée de mise en ligne et de sa conformité aux obligations issues de l’ordonnance 2021-1310 et du décret 2021-1311 du 7 octobre 2021.

Article 7. Obligations de l’utilisateur

Ne déposer que des pièces relevant de l’activité administrative du souscripteur.
Vérifier le résultat du test d’extraction avant chaque publication et ne pas publier une version dont le test signale un texte résiduel.
Ne pas tenter d’accéder aux données d’une autre collectivité, ni de contourner les droits attribués par service.
Ne pas utiliser le service pour occulter des mentions dont la communication est obligatoire, ni pour altérer le sens d’un acte.
Signaler sans délai à MLJ tout comportement anormal du service ou toute suspicion de compromission d’un compte.

Article 8. Disponibilité et maintenance

MLJ met en œuvre les moyens nécessaires à la disponibilité du service, avec un objectif de 99,5 pour cent hors interruptions programmées. Les interventions de maintenance sont annoncées au moins deux jours ouvrés à l’avance et sont conduites, autant que possible, en dehors des périodes de séance.

L’assistance répond par courrier électronique sous un jour ouvré, du lundi au vendredi. Une interruption de service supérieure à quarante-huit heures consécutives ouvre droit, sur demande, à un avoir au prorata de la durée constatée.

Article 9. Tarifs et modalités de souscription

Les tarifs en vigueur sont ceux affichés sur la page des formules, exprimés hors taxes et par mois. Ils s’entendent sans frais de mise en service et sans facturation au document traité.

La souscription se formalise par devis puis bon de commande, et la facturation intervient à terme échu, par mandat administratif, conformément aux règles de la comptabilité publique. Aucun paiement n’est encaissé depuis le site.

MLJ peut faire évoluer ses tarifs. Toute évolution est notifiée au souscripteur au moins trois mois avant sa prise d’effet et ne s’applique jamais en cours d’exercice budgétaire commencé.

Article 10. Durée, résiliation et réversibilité

L’abonnement est conclu sans engagement de durée et se renouvelle par mois. Chacune des parties peut y mettre fin par simple notification écrite, avec effet à la fin du mois suivant.

À la cessation, le souscripteur dispose de soixante jours pour récupérer l’intégralité de ses données : documents intégraux, versions publiques, rapports de test d’extraction et registre horodaté, dans un format ouvert et lisible sans le service. Passé ce délai, les données sont supprimées des serveurs de MLJ.

La résiliation d’une licence de mutualisation entraîne la fermeture des accès ouverts aux collectivités adhérentes du périmètre, après information de la structure porteuse et délai de réversibilité identique.

Article 11. Données personnelles

Les traitements liés au site public sont décrits dans la politique de confidentialité. Les traitements liés aux documents déposés dans le service relèvent du contrat de sous-traitance conclu avec le souscripteur, qui précise les catégories de données, les mesures de sécurité, le recours à d’éventuels sous-traitants ultérieurs et le sort des données en fin de contrat.

Les documents déposés et le registre sont hébergés sur des serveurs situés en France. Aucun document déposé ne fait l’objet d’un transfert hors de l’Union européenne.

Article 12. Propriété intellectuelle

Le service, son code, ses interfaces, ses modèles de règles et sa documentation demeurent la propriété exclusive de MLJ. La souscription confère un droit d’usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l’abonnement.

Les documents déposés, les versions publiques produites et le registre appartiennent au souscripteur. MLJ ne revendique aucun droit sur ces contenus et ne les exploite à aucune autre fin que l’exécution du service.

Article 13. Responsabilité et garanties

MLJ garantit que l’occultation appliquée supprime les caractères visés du fichier produit, et que le test d’extraction restitue fidèlement le texte encore présent dans ce fichier. Cette garantie porte sur le fichier produit par le service.

MLJ ne garantit pas l’exhaustivité de la détection automatique, qui propose et ne décide pas. La responsabilité de MLJ ne peut être engagée pour une mention que l’agent n’a pas retenue lors de la validation, ni pour un fichier publié sans que le test d’extraction ait été consulté.

La responsabilité de MLJ, toutes causes confondues, est limitée au montant des sommes effectivement versées par le souscripteur au titre des douze mois précédant le fait générateur.

Article 14. Force majeure

Aucune des parties ne peut être tenue responsable d’un manquement résultant d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil et de la jurisprudence française. L’exécution des obligations est suspendue pendant la durée de l’événement.

Article 15. Modification des conditions

MLJ peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée au souscripteur trente jours avant sa prise d’effet. Le souscripteur qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date.

Article 16. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties rechercheront une solution amiable à tout différend. À défaut d’accord dans un délai de deux mois, le litige relève du tribunal administratif territorialement compétent lorsque le contrat présente le caractère d’un marché public, et des tribunaux de Paris dans les autres cas.